Las oficinas modernas han cambiado mucho.  Sólo hace un par de años no existían las computadoras ni los “scanner”.   En la actualidad, tenemos a nuestra disposición muchos equipos y programas que nos ayudan en la realización de nuestras tareas diarias en la oficina siendo uno de ellos el sistema de correo electrónico.

Podemos pasar horas enteras leyendo, escribiendo y hasta borrando los mensajes que nos llegan mediante el correo electrónico e incluso, después de unas hermosas vacaciones, cuando llegamos a la oficina nos aterramos al encontrar  miles de correos sin leer.

Gran parte del auge del correo electrónico se debe a su carácter instantáneo, ya que el mensaje que deseamos transmitir puede llegar al destinatario con sólo oprimir el botón de envío.  Sin embargo, esa ventaja puede jugar en nuestra contra si cometemos una serie de errores al enviar un correo electrónico; errores que pueden hasta causar la pérdida de una venta o de un buen cliente.

A continuación, se presenta una serie de consejos que se deben tomar en cuenta a la hora de enviar un correo electrónico.

Escribir siempre el asunto

Es necesario escribir en el apartado correspondiente al asunto una idea general del mensaje que deseamos trasmitir para que el destinatario lo lea con prontitud.  Existen personas que reciben cientos de mensajes al día, y puede ser que al ver el asunto en blanco piense que es un “span” o correo indeseado y no lo lea.  Por eso se dice que el asunto es como un gancho para que el contenido del correo electrónico sea tomado en cuenta a la mayor brevedad posible.

Evitar escribir un asunto no pertinente al tema del mensaje

Tampocose trata de escribir cualquier idea en el espacio correspondiente a asunto.  Éste debe ser pertinente a su mensaje.  Con sólo decir “Hola” o “Ayuda” el receptor no sabrá de qué trata el mensaje.  Además, de no parecer muy profesional.

Cambiar el asunto después de varios forward

Muchas veces un mismo mensaje va y viene en repetidas ocasiones entre su originador y el destinatario, ya que uno contesta y el otro responde.  En esa constante comunicación es posible que el mensaje se le añada nueva información o incluso cambie.  Es necesario verificar, antes de enviar el mensaje, si éste ha cambiado o se le ha agregado algo nuevo para incluirlo en el asunto.  No se trata simplemente de oprimir el botón de responder cada vez.

Por ejemplo, el primer mensaje enviado por un vendedor de coche a su cliente puede ser: Asunto: Precio de coche nuevo. Sin embargo, puede que la respuesta del cliente incluya preguntas sobre las extras.  La respuesta del vendedor debe incluir Asunto: RV: Precio de coche  nuevo  y extras.    Se recomienda empezar un nuevo mensaje si el asunto cambia del todo.

Además, es necesario añadir más detalles al encabezamiento para que el destinatario encuentre un documento específico en su fólder de mensajes sin tener que buscar cada uno de los mensajes enviados por una determinada persona.

Colocar siempre un saludo en el cuerpo del mensaje.

No por ser enviado mediante un medio electrónico el mensaje se considera informal.  Es necesario siempre al escribir el cuerpo del mensaje hacer un saludo como “Estimado señor Pérez” como sucede en las cartas enviadas en papel.  Puede incluso escribir sólo “Estimado Juan” o “Juan”. Si falta este detalle, puede que el destinatario sienta que el mensaje es algo frío.

Escoger las palabras adecuadas

Cuando escribimos un mensaje y lo enviamos por correo electrónico no contamos con la ventaja de la comunicación mediante gestos o comunicación no verbal como sucede cuando conversamos cara a cara.  Debido a ello, es necesario seleccionar las palabras.  Por esa razón, conviene colocarse en el lugar de la otra persona y pensar cómo sus palabras pueden interpretarse a través del ciberespacio.

Verificar la ortografía

Aunque se trate de un medio de comunicación instantáneo, esto no significa que debemos descuidar nuestra ortografía. Por el contrario, es necesario, con el fin de proyectar una imagen profesional, velar por nuestra ortografía en todo momento. Es necesario utilizar mayúscula y puntuación apropiada. Los verificadores de ortografía que traen usualmente los procesadores de palabras son muy eficientes.  Sin embargo, éstos no detectarán las palabras mal utilizadas.

Evitar escribir de más

El mensaje electrónico está diseñado para ser breve y conciso.  Es decir, para que las personas lo lean rápidamente.  Para ello, se recomienda sólo un par de párrafos de pocas oraciones.  Si, al escribir un correo electrónico, se observa que éste es muy extenso, resulta mejor llamar por teléfono o convocar a una reunión.

Evitar reenviar un mensaje sin permiso

Este es un aspecto delicado, ya que muchas personas, sin consultar con quien envía el mensaje, reenvía la información a una multitud.  Pudiera ser que quien envía el mensaje quería que sólo un determinado destinatario lo recibiera.   Gran cantidad de información confidencial se ha hecho conocida mundialmente por la falta de juicio de alguien.   Por ello, no se recomienda reenviar el mensaje a otra persona sin antes pedir permiso de quien envío el mensaje originalmente.

Evitar enviar un mensaje confidencial

Muy relacionado con el consejo anterior, es éste que indica que no se debe enviar, a través del correo electrónico, información confidencial, ya que podría ser reenviado.   En este sentido, se recomienda mejor el empleo de otros medios para comunicar información personal o sensitiva.

Escribir siempre el nombre como firma

Una vez finalizado el mensaje, es importante cerrar con el nombre y agregar otro tipo de información como teléfono, fax y dirección, ya que pudiera ser que el receptor desea contactarle o enviarle documentos que no puedan ser enviados mediante medios electrónicos.

Evitar esperar por una respuesta instantánea

Aunque elcorreo electrónico es un medio instantáneo de enviar mensajes e información, no todo el mundo está conectado al computador.  Pudiera ser que la persona a quien le está enviando el mensaje se encuentra en una reunión o en un viaje. Si el mensaje que desea trasmitir es muy urgente, es mejor utilizar otros medios como el teléfono.

El correo electrónico se está convirtiendo en un poderoso medio de comunicación que puede facilitar las relaciones comerciales y profesionales.  Sin embargo, es necesario manejarlo con cuidado para evitar que nuestra imagen se pueda ver afectada.

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fuente:http://www.rrhh-web.com/Consejos_para_el_correcto_uso_del_correo_electronico.html

Según aumenta el costo de la vida, sentimos la necesidad de ganar más dinero, pero siem­pre nos preguntamos cómo podemos obtenerlo y cómo haremos saber a nuestro jefe acerca de nuestra necesidad.

Pues bien, a continuación le sugerimos algunos consejos muy útiles para ello

Compare su salario con relación a las posiciones similares en la empresa que está laborando actualmente y otras empresas.  Por ejemplo, si se es cajero de un supermercado investigue el salario de sus otros compañeros cajeros y de los cajeros de otros supermercados.   De esta forma podrá determinar si está ganando más abajo del promedio.  Si está ganando en el promedio o más arriba, será más difícil que le concedan su petición de aumento.

• Trate que su petición sea hecha a través de un intermediario quien debe ser un  superior jerárquico a usted, pero que tenga igual nivel de jerarquía a su jefe de forma tal que no se vea que usted ha pasado por encima de él   Haga que esta persona dé informaciones positivas acerca de su trabajo.   Esta persona podrá informarle a usted acerca del concepto que tiene su jefe sobre su trabajo y si el mismo no es favorable, tendrá la oportunidad de superar sus deficiencias y esperar otra oportunidad para solicitar el aumento tan deseado.
• Espere un momento oportuno para hablar con su jefe.  Lo más recomendable es  que sea a primera horas de la mañana, ya que según transcurre el día el jefe puede que se vaya abrumando y esté menos accesible a concederle un aumento.
• Si la empresa es pequeña o no tiene confianza a las personas con quien labora, no tendrá más remedio que solicitar el aumento directamente a su jefe.  Para ello, debe realizar lo siguiente:
• Al solicitar un aumento, tome una actitud natural y moderada sin que esto quiera decir que actúe de una manera débil. Por ejemplo, puede decirle a su jefe que si él puede concederle un aumento se lo agradecería mucho, pero que si no se lo concede no significa que renun ciará al trabajo o que adoptar una actitud negativa en lo que se refiere a su trabajo y si, en esos momentos, no puede acceder a su petición, usted confía en que le aumentará el sueldo en la primera oportunidad que él tenga.
• No lo amenace. Recuerde que él es quien tiene el poder.  Si él pierde la confianza en usted, buscará a alguien que la sustituya.
• Destaque el tiempo que lleva trabajando con su jefe, su responsabilidad en el trabajo y su desempeño como trabajadora dentro de la empresa. Pero antes de convencerlo a él, debe sentirse segura de que usted puede desempeñar su trabajo con mayor capacidad que nadie y con base a eso es que usted solicita ese aumento que se merece. ·
• Antes de realizar la solicitud de aumento salarial, debe asegúrese de que la empresa se encuentra en excelente situación económica y que su jefe está en condiciones de concederle el aumento.

Autora

Aurora De Léon

Master Recursos Humanos

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fuente:http://www.rrhh-web.com/solicitaraumentodesalario.html

Muchas veces no sabemos qué hacer ni qué decir cuándo un compañero de trabajo está interfiriendo de forma directa o indirectamente con la realización de nuestras funciones dentro de la oficina.

Por ejemplo, como le decimos a un compañero que está haciendo demasiado ruido y es que cuando se convive con tanta gente, se hacen buenas relaciones, pero también surgen conflictos.

Aunque la comunicación abre muchas puertas, a veces, por pena o por miedo, las personas se callan, pero crece su resentimiento. Es peor postergar una conversación complicada o evitarla esperando a que por arte de magia el compañero de trabajo deje, por ejemplo, de acaparar el teléfono que usted y él comparten.

Veamos unos ejemplos de situaciones dónde el compañero de trabajo está obstaculizando la realización de la tarea de usted y la forma cómo debe dirigirse a él o ella.

Caso #1: Un compañero que abusa del teléfono asignado también para usted

Si usted comparte el teléfono con una persona que abusa de su uso (lo emplea para hablar largamente del plan de fin de semana o recibe decenas de llamadas de amigas y amigos cada día) lo mejor sería pedirle al supervisor compartir la línea con otra persona.

Si no se puede, hable lo antes posible con su compañero o compañera de trabajo para poner algunas reglas sobre el aparato, explicando, por ejemplo, que es una herramienta de trabajo para los dos.

Deben ser unas normas propuestas y aceptadas por ambas (la duración de las conversaciones, el tomar bien los mensajes). Esta conversación debe ser lo antes posible para evitar que aumente su disgusto sobre el tema, lo que le hará más difícil tener una plática serena.

Debe evitar hacer burlas en voz alta sobre que su compañero o hacer comentarios con los demás de lo que está pasando con el teléfono.

Caso #2: En la oficina se permite oír música y algunos la ponen a todo volumen

Si la música no nos gusta y nos desconcentra, se debe hacer primero algún comentario simpático sobre la situación: “la música está fantástica, pero el volumen no es el adecuado”.

Otra recomendación sería utilizar un audífono y obsequiar éstos a sus compañeros, para que ellos tomen en cuenta que su comportamiento distrae e interrumpe la concentración de los demás. Algunas veces los compañeros de trabajo no notan que están haciendo algo realmente molesto, simplemente porque es un hábito para ellos.

Dependiendo de la conducta que le molesta, el acercarse con su compañero de trabajo para una conversación amigable nunca hará daño. Recordemos que él no es su jefe, es un compañero de trabajo, de manera que se pueden establecer acuerdos entre compañeros en el cual se disponen reglas, en donde la diversión de uno no afecte al otro.

Debe evitar poner usted su propia música y más alta, ya que se puede crear un espiral cuyos resultados pueden, incluso, perjudicarlo a usted.

Caso #3: Exigir que nuetros compañeros no atrasen nuestro trabajo

En la mayoría de las empresas el trabajo depende de que otros hagan su parte. Si una persona no cumple y atrasa repetidamente la cadena

Hable con la persona primero de manera informal para averiguar qué está pasando, aunque usted no sea el jefe, pero así la persona toma conciencia de que afecta a los demás. Quizá hay una falla en los procesos y juntos puedan pensar en una solución o pedir ayuda a un superior. Cuando la conducta se siga repitiendo —porque la otra persona no cumple— hable con los supervisores.

Si usted no los entera, no se queje si más adelante ocurre algo grave y la respuesta de sus jefes es: “usted no nos dijo que había un problema en tal área”.

No caiga en la actitud de si a los demás no les importa que esto esté a tiempo, a mí tampoco. Es importante que la persona que se atrasa sea responsable de las consecuencias.

A veces estas personas reciben ayuda de otros (los cargan), o cumplen tarde con su tarea y se van a casa mientras los demás se quedan después de las 6:00 p.m. atrasados.

Se debe evitar ser buena gente y quedarse callado por solidaridad. Así su compañero no va a cambiar y usted pone en peligro su puesto.

Para legitimar las practicas es necesario suscribir un documento denominado “convenio universidad-empresa”. De este modo se legaliza la situación del alumno en la empresa.

Convenio universidad – empresa

Para realizar prácticas en empresas es necesario suscribir un convenio de colaboración entre la empresa o institución que acoge al estudiante y la universidad.

Este documento tiene como objetivo desvincular laboralmente el alumno de la empresa y, asegurar al estudiante que sus prácticas podrán ser convalidadas por los respectivos créditos universitarios. Muchas veces incluso contempla la cobertura de un seguro por parte de la Universidad para cubrir al alumno de posibles contratiempos.

La falta de este documento podría impedir al estudiante en prácticas convalidar ésta por créditos de libre elección

Por otra parte, en el caso de una inspección de trabajo, la empresa puede verse en un serio problema, al no poder demostrar que su relación con el estudiante no es contractual.

Los documentos necesarios para realizar las prácticas varían, sin embargo pueden solicitarte las siguientes:

- Currículo

- Carta de recomendación

- Carta explicando motivos personales

- Copia del diploma de la universidad o prueba de asistencia a la misma

- Fotografías

Beneficios para los que realizan prácticas:

- Adquirir experiencia en la profesión, así como enfrentarse a situaciones complejas que requerirán de la imaginación para resolverlas.

- Relación con profesionales de todas las ramas, que serán un punto de referencia para aprender la orientación del mercado.

- Consolidar habilidades.

- Capacitación en tecnología punta aplicada de acuerdo con las áreas de interés en la propia carrera.

- Posibilidad de una futura contratación de acuerdo a sus conocimientos.

Las prácticas profesionales consisten en poner al servicio del empresario, estudiantes con ideas y conocimientos actualizados para el desarrollo de proyectos que se reflejen en beneficios para la empresa, así como también contribuyen a la preparación profesional de los estudiantes de acuerdo a las necesidades actuales del mercado laboral.

Renovación empresarial

- Se podría aprovechar la inquietud, motivación y conocimientos técnicos de los jóvenes universitarios en cuanto a la creatividad, tan necesaria para la renovación empresarial.

Captación de recursos humanos

- Algunos alumnos en prácticas pueden llegar a formar parte de la plantilla, evitando a la empresa los elevados costes de tiempo y dinero que supone el periodo de integración y selección de personal.

- Sirve como un proceso óptimo de selección previo para un futuro contrato laboral, no basado en la intuición ni en tests puntuales sino en una prueba real y prologada que permite verificar la formación y cualidades de los candidatos.

Formación a medida

- Los estudiantes que realizan prácticas en la empresa, poseen gran capacidad de aprendizaje y adaptación. Puede existir la posibilidad de adaptar la formación académica de estos universitarios a las necesidades de la empresa.

- Permite obtener una visión de la empresa por una persona formada y capacitada ajena a la misma y por tanto sin la influencia que toda organización puede generar en sus trabajadores.

- Cubre más correctamente las necesidades futuras de profesionales preparados, favoreciendo su competitividad en el mercado.

Las normativas las dicta cada universidad o institución que realicen este tipo de actividades, pero siempre dentro del contexto del Real Decreto 1497/1981:

“Los programas de cooperación educativa se podrán establecer con las empresas para la formación de los alumnos que hayan superado el 50 por 100 de los créditos necesarios para obtener el título universitario cuyas enseñanzas estuviese cursando”

Aquellos profesionales con la siguiente titulación:

Diplomado Universitario, Ingeniero Técnico, Arquitecto Técnico, Licenciado Universitario, Ingeniero, Arquitecto y Técnico o Técnico Superior de la formación profesional específica así como los títulos oficialmente reconocidos como equivalentes que habiliten para el ejercicio profesional.

El contrato en prácticas podrá celebrarse dentro de los 4 años inmediatamente siguientes a la terminación de los correspondientes estudios.

Hoy en día el estudiante o candidato puede ingresar al mundo laboral, incluso antes de haber terminado su formación profesional.

Para lograr que el acceso a los puestos de empleo sea cada vez más fácil, la mayoría de las universidades tanto públicas como privadas, ofrece a sus estudiantes la posibilidad de adquirir experiencia técnica y profesional relacionada con sus estudios, mediante la realización de prácticas en empresas e instituciones.

Las prácticas en empresas son una actividad de carácter pre-profesional, en la que deben primar los aspectos de interés formativo para el estudiante.

Es deber de todos los Centros Educativos velar para que las prácticas contribuyan a este fin, además de promover acciones para conseguir y difundir una oferta suficiente de prácticas que satisfaga en la mayor medida posible, la demanda de los estudiantes en las diferentes carreras.

Los estudiantes por su parte podrán aplicar su conocimiento en un contexto real y ajustar sus actitudes y conocimientos al mundo laboral.

De igual manera, las empresas se benefician de los conocimientos de estos alumnos, al mismo tiempo que sirve como proceso previo de selección para un posible futuro contrato laboral.

Tu campo de búsqueda puede abarcar los siguientes sectores:

- Obligatoriamente empieza por tu facultad, escuela o academia, constituyen la fuente principal de oportunidades para realizar prácticas, la mayoría de las universidades incluso tienen convenios establecidos con cierto número de empresas. Estos convenios están regulados con normas dictadas por la misma universidad.

- En el ámbito universitario existen los rectorados, centros de orientación e información universitaria donde pueden gestionar prácticas. En los mencionados lugares poseen mucha información de empresas que solicitan prácticas, así como numerosa bibliografía editada sobre el tema.

- Las Fundaciones Universidad-Empresa cuentan con servicios y numerosa bibliografía para poner en contacto a demandantes y ofertantes.

- Existen asociaciones de estudiantes que gestionan bolsas de prácticas en el extranjero en régimen de intercambio.

- Bolsas de empleo. Te ofrecen gran variedad de ofertas de prácticas en empresas y la posibilidad de escoger el sector que te interesa.